Privacy Policy
This Privacy Policy explains how SIA "NORMS AI" ("NormsAI", "we", "us") collects, uses, and protects information when providing our AI receptionist and messaging automation services to businesses ("Clients") and their customers.
1. Who we are
SIA "NORMS AI", registration number 40203701806, registered address Jaunprojekta iela 1A, Rēzekne, LV-4601, Latvia. Contact: team@normaisolutions.com.
2. What we process
When a Client connects their Instagram or messaging account to our service, we process:
- The content of messages sent to the Client's business account (customer enquiries, booking requests);
- The sender's account identifier and public profile name as provided by the messaging platform;
- Appointment and booking details the customer provides during the conversation (name, requested service, date/time, and where relevant a contact phone number);
- Access tokens issued by Meta that allow us to receive and respond to messages on the Client's behalf.
We do not collect passwords, payment card numbers, or government identification.
3. Why we process it
We process this data solely to provide the service the Client has requested: receiving incoming messages, generating relevant replies, answering service and pricing questions, and creating appointments in the Client's calendar. We do not sell personal data, and we do not use message content for advertising.
4. Legal basis
Processing is carried out on the basis of the Client's instructions as our contractual customer (the Client acts as data controller for their customers' data; NormsAI acts as data processor), and, where applicable, the legitimate interest of the Client in operating their business communications.
5. Data sharing
We use trusted infrastructure providers to operate the service, including cloud hosting, workflow automation, and AI language model providers. These providers process data only on our instructions and under appropriate safeguards. We share data with Meta Platforms only as required to send and receive messages through the official Instagram and Messenger APIs.
6. Data retention
Message and booking data is retained only as long as necessary to provide the service, and is deleted upon Client request or upon termination of the service. Access tokens are deleted when a Client disconnects their account.
7. Your rights
Under the EU General Data Protection Regulation (GDPR), individuals have the right to access, correct, or request deletion of their personal data. Requests can be directed to us at team@normaisolutions.com or to the relevant Client whose account received the message.
8. Data deletion
To request deletion of your data, see our Data Deletion instructions or email team@normaisolutions.com.
9. Changes
We may update this policy from time to time. The current version is always available at this address.
Privātuma politika
Šī privātuma politika skaidro, kā SIA "NORMS AI" ("NormsAI", "mēs") vāc, izmanto un aizsargā informāciju, sniedzot AI administratora un ziņu automatizācijas pakalpojumus uzņēmumiem ("Klienti") un to klientiem.
1. Kas mēs esam
SIA "NORMS AI", reģistrācijas numurs 40203701806, juridiskā adrese Jaunprojekta iela 1A, Rēzekne, LV-4601, Latvija. Kontakts: team@normaisolutions.com.
2. Kādus datus mēs apstrādājam
Kad Klients pieslēdz savu Instagram vai ziņu kontu mūsu pakalpojumam, mēs apstrādājam:
- Ziņu saturu, kas nosūtīts Klienta biznesa kontam (klientu jautājumi, pierakstu pieprasījumi);
- Sūtītāja konta identifikatoru un publisko profila vārdu, ko nodrošina ziņu platforma;
- Pieraksta informāciju, ko klients sniedz sarunas laikā (vārds, vēlamais pakalpojums, datums/laiks un attiecīgā gadījumā kontakttālrunis);
- Meta izsniegtos piekļuves marķierus (tokens), kas ļauj saņemt un atbildēt uz ziņām Klienta vārdā.
Mēs neievācam paroles, maksājumu karšu numurus vai personu apliecinošus dokumentus.
3. Kāpēc mēs to apstrādājam
Mēs apstrādājam šos datus tikai lai sniegtu Klienta pieprasīto pakalpojumu: saņemtu ienākošās ziņas, ģenerētu atbilstošas atbildes, atbildētu uz jautājumiem par pakalpojumiem un cenām, un izveidotu pierakstus Klienta kalendārā. Mēs nepārdodam personas datus un neizmantojam ziņu saturu reklāmai.
4. Juridiskais pamats
Apstrāde notiek, pamatojoties uz Klienta norādījumiem kā mūsu līgumpartnerim (Klients ir datu pārzinis attiecībā uz savu klientu datiem; NormsAI ir datu apstrādātājs), un attiecīgā gadījumā uz Klienta leģitīmo interesi vadīt savu biznesa komunikāciju.
5. Datu koplietošana
Pakalpojuma nodrošināšanai mēs izmantojam uzticamus infrastruktūras pakalpojumu sniedzējus, tostarp mākoņdatošanu, procesu automatizāciju un AI valodas modeļu pakalpojumus. Šie sniedzēji apstrādā datus tikai pēc mūsu norādījumiem un ar atbilstošiem aizsardzības pasākumiem. Ar Meta Platforms mēs datus koplietojam tikai tik, cik nepieciešams ziņu sūtīšanai un saņemšanai caur oficiālajām Instagram un Messenger API.
6. Datu glabāšana
Ziņu un pierakstu dati tiek glabāti tikai tik ilgi, cik nepieciešams pakalpojuma sniegšanai, un tiek dzēsti pēc Klienta pieprasījuma vai pakalpojuma izbeigšanas. Piekļuves marķieri tiek dzēsti, kad Klients atvieno savu kontu.
7. Jūsu tiesības
Saskaņā ar ES Vispārīgo datu aizsardzības regulu (GDPR) personām ir tiesības piekļūt saviem personas datiem, tos labot vai pieprasīt to dzēšanu. Pieprasījumus var adresēt mums uz team@normaisolutions.com vai attiecīgajam Klientam, kura konts saņēma ziņu.
8. Datu dzēšana
Lai pieprasītu savu datu dzēšanu, skatiet mūsu Datu dzēšanas instrukcijas vai rakstiet uz team@normaisolutions.com.
9. Izmaiņas
Mēs varam laiku pa laikam atjaunināt šo politiku. Aktuālā versija vienmēr ir pieejama šajā adresē.